Molto spesso dagli utenti viene richiesto un sistema per registrare le presenze a riunioni. Vediamo quindi un breve approfondimento su questo argomento.
Lo strumento "Partecipanti".
Da poche settimane Microsoft consente ai soli organizzatori di una riunione, di scaricare, a riunione terminata, un file in formato CSV, che contiene alcune informazioni sommarie sui partecipanti a una data riunione. Istruzioni su come raggiungere questo report, sono disponibili qui: https://teams.uniud.it/pagina/report-partecipanti-alle-riunionilezioni
Purtroppo, questo strumento ha delle limitazioni. In particolare, come descritto qui: https://support.microsoft.com/it-it/office/scaricare-report-presenze-in-teams-ae7cf170-530c-47d3-84c1-3aedac74d310
- non registra le presenze degli utenti in modalità "solo visualizzazione" (tutti gli utenti oltre i primi 300 collegati)
- in caso di riunioni ricorrenti, il report fornisce elenchi diversi per ogni sessione di lavoro. Consultate la guida: https://teams.uniud.it/pagina/estrarre-il-report-partecipanti-da-una-riunione-ricorrente
Inoltre, in certi casi, questo strumento non ha funzionato regolarmente.
Un secondo approccio: webinar e form di registrazione
Un'alternativa possibile consiste nell'utilizzare il "Modulo di registrazione". Questo modulo, attivo per default nei "Webinar" ma attivabile anche nelle riunioni private "normali", costringe l'utente a registrarsi prima di partecipare alla riunione. I dati di registrazione vengono inclusi, anch'essi, in un file in formato CSV, che può essere scaricato al termine della riunione.
Gli utenti non registrati a Microsoft, che accedono in modalità anonima, vengono messi in una lista d'attesa, e devono essere esplicitamente autorizzati all'ingresso.
Il modulo, che può essere personalizzato, registra unicamente gli utenti che accedono alla riunione; non dice nulla sulle attività degli utenti, sul momento in cui si sono scollegati.
Per utilizzare il modulo di Registrazione, se non è attivo bisogna attivarlo:
copiare l'apposito collegamento,
e diffonderlo adeguatamente (via mail, web, ecc.)
Attenzione!
Vogliamo qui far presente tuttavia che sia lo strumento "Partecipanti", sia lo strumento "Registrazioni", NON SONO uno strumento con valore legale.
Di fatto si tratta di semplici file di testo: non possiedono ne' firme digitali, ne' marche temporali, ne' alcuna garanzia sull'effettivo valore dei dati registrati. Essendo file di testo, sono facilmente editabili e modificabili e quindi non possono essere usati come strumento per fornire informazioni con valore legale (come, ad esempio, registro di partecipazione a un esame; elenco dei partecipanti a un evento per il rilascio di fondi europei; ecc.).
Se avete la necessità di registrare legalmente la presenza, l'attività, l'uscita dall'evento, dovete necessariamente utilizzare altri sistemi (ad esempio: appello nominativo in linea).